Cómo usar IA en recursos humanos sin infringir la ley

Redacción IA en la Empresa · 3 de noviembre de 2026

Recursos humanos maneja datos delicados y decisiones que afectan a la vida de las personas. Por eso conviene separar dos tipos de uso de la IA: los que ahorran trabajo administrativo sin decidir sobre nadie y los que clasifican, puntúan o evalúan a personas. Los primeros se pueden probar con pocas precauciones. Los segundos tienen reglas específicas, y algunas ya se aplican.

Dónde la IA ayuda sin grandes riesgos

• Redacción. Ofertas de empleo, correos a candidatos, comunicados internos, descripciones de puesto. Una persona los revisa antes de publicarlos.
• Resumir y buscar. Resumir una entrevista a partir de las notas del entrevistador, un convenio colectivo o una política interna. Compruebe siempre lo importante contra el documento original.
• Formación. Preparar guiones de cursos, cuestionarios y materiales de acogida para nuevas incorporaciones, adaptados a cada puesto.
• Preguntas frecuentes de la plantilla. Un asistente que responda dudas repetidas (cómo pedir vacaciones, dónde está la política de gastos) a partir de documentos que usted haya aprobado. Debe indicar que la consulta se deriva a una persona cuando no sabe responder.
• Nóminas y administración. La IA puede ayudar a revisar incidencias, comparar datos entre ficheros o redactar la explicación de un concepto. El cálculo de la nómina debe seguir saliendo de su programa de nóminas, no de un modelo de lenguaje, porque un error no detectado afecta directamente al salario y a las cotizaciones.

Dónde hay que ir con cuidado

La selección de personal es el caso más claro. El Reglamento (UE) 2024/1689 incluye en su anexo III, entre los sistemas de alto riesgo, los destinados a la contratación o la selección de personas, en particular para publicar anuncios dirigidos, analizar y filtrar solicitudes y evaluar candidatos. También los usados para decidir sobre las condiciones laborales, la promoción o la rescisión de contratos, asignar tareas a partir del comportamiento o los rasgos personales, o supervisar y evaluar el rendimiento y el comportamiento de los trabajadores (BOE, texto del Reglamento).

Ordenar currículos con una herramienta que puntúa candidatos entra de lleno en esa categoría. La Comisión Europea pone como ejemplo el software de clasificación de CV para reclutamiento.

Qué exige la ley

Alto riesgo: obligaciones y plazos. Según la Comisión, las normas para los usos de alto riesgo del anexo III, entre ellos el empleo, se aplican desde el 2 de diciembre de 2027 tras la modificación conocida como «ómnibus de IA», que entró en vigor el 27 de julio de 2026 (Comisión Europea). Quien usa estos sistemas (el «responsable del despliegue») debe, entre otras cosas, usarlos conforme a las instrucciones del proveedor y encomendar la supervisión humana a personas con competencia, formación y autoridad (art. 26). Prepárese ahora: pida al proveedor la documentación y no compre herramientas que no pueda explicar.

Aviso a los trabajadores. Antes de poner en servicio o utilizar un sistema de alto riesgo en el lugar de trabajo, el empleador debe informar a los representantes de los trabajadores y a los trabajadores afectados (art. 26.7, BOE).

Derecho a la explicación. Quien se vea afectado por una decisión basada en los resultados de un sistema de alto riesgo del anexo III, con efectos jurídicos o que le afecte considerablemente, puede pedir explicaciones claras sobre el papel del sistema en la decisión (art. 86, BOE).

Prácticas prohibidas. Desde el 2 de febrero de 2025 están prohibidas las prácticas del artículo 5 (Comisión Europea). Para RRHH importa una: inferir las emociones de una persona en el lugar de trabajo, salvo motivos médicos o de seguridad (art. 5.1.f). El incumplimiento puede acarrear multas de hasta 35 millones de euros o el 7 % del volumen de negocios mundial, la cifra que sea mayor (art. 99, BOE).

Derecho laboral español. El Estatuto de los Trabajadores reconoce a los representantes de los trabajadores el derecho a ser informados de los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de IA que afecten a decisiones sobre condiciones de trabajo, acceso y mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles (art. 64.4.d, BOE). Si su empresa tiene comité o delegados, consúltelos antes de implantar una herramienta de este tipo.

Protección de datos. El RGPD limita, en su artículo 22, que una persona sea objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados con efectos jurídicos o que le afecten significativamente, según explica la AEPD. Además, un currículo o una nómina son datos personales: el proveedor de la herramienta suele ser encargado del tratamiento y necesita un contrato, y debe informar a los candidatos de cómo se tratan sus datos.

Cómo empezar con prudencia

1. Empiece por los usos que no deciden sobre personas: redacción, resúmenes, formación y preguntas frecuentes.
2. No use datos de candidatos o empleados en herramientas generales sin saber si el proveedor los conserva o los usa para entrenar sus modelos. Pregúntelo por escrito.
3. Si automatiza parte de la selección, limite la IA a tareas de apoyo (por ejemplo, agrupar currículos por requisitos objetivos) y que una persona decida quién pasa a la siguiente fase y pueda justificarlo.
4. Revise los resultados en busca de sesgos. Compare a quién descarta la herramienta con a quién descartaría una persona en una muestra de casos.
5. Informe. A los candidatos, de que se usa una herramienta y de qué datos trata; a la plantilla y sus representantes, de lo que corresponda por ley.
6. Documente. Guarde qué herramienta usa, para qué, quién la supervisa y qué datos entran. Le servirá ante una consulta de un trabajador o de la autoridad.
7. Forme a quien la use. El artículo 4 del Reglamento exige a las empresas que usan IA tomar medidas para que su personal desarrolle conocimientos sobre ella. Trate esta formación como parte de la implantación; la guía sobre obligaciones del Reglamento lo explica.

Qué medir

Para comprobar que la herramienta compensa, fije antes de empezar uno o dos indicadores: horas de trabajo administrativo por proceso (por ejemplo, redactar una oferta o resolver consultas repetidas) y, si toca selección, tiempo hasta cubrir una vacante junto con una revisión periódica de errores y de posibles sesgos. Compare siempre con la situación de partida y con una persona revisando una muestra.

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