Cómo calcular el ahorro de un chatbot de atención al cliente (y qué supuestos usar)
El ahorro de un chatbot se calcula con cinco datos de su empresa: cuántas consultas recibe, cuánto tarda cada una, cuánto cuesta una hora de quien las atiende, qué parte puede resolver el chatbot solo y cuánto cuesta el chatbot. Con eso sale una cifra mensual que puede comprobar usted mismo en la calculadora.
Los cinco datos
| Dato | Dónde sacarlo |
|---|---|
| Consultas al mes | Centralita, buzón de correo, WhatsApp Business o la herramienta de tickets. Sume todos los canales. |
| Minutos por consulta | Cronometre 20 consultas normales, incluido lo que se hace después (anotar, reenviar, cerrar). |
| Coste por hora | Coste anual de la persona (sueldo más cotizaciones) dividido entre las horas que trabaja al año. |
| Parte que resuelve el chatbot | Clasifique 100 consultas reales: ¿cuántas se responden siempre igual? Esa es la parte candidata. |
| Coste del chatbot | Cuota mensual más la puesta en marcha (configuración, conexión con sus sistemas, formación). |
La fórmula
- Horas liberadas al mes = consultas × parte que resuelve × minutos ÷ 60.
- Ahorro en tiempo = horas liberadas × coste por hora.
- Ahorro neto al mes = ahorro en tiempo − cuota mensual.
- Meses para recuperar la inversión = puesta en marcha ÷ ahorro neto al mes.
Un ejemplo con los valores de partida de la calculadora: 2.000 consultas al mes, 5 minutos cada una, 20 € la hora y un 40 % resuelto por el chatbot. Salen unas 67 horas liberadas y unos 1.333 € de tiempo al mes. Con una cuota de 300 €, el ahorro neto ronda los 1.033 € al mes, y una puesta en marcha de 3.000 € se recupera en unos 3 meses. Son valores de ejemplo, no una media del mercado: cámbielos por los suyos.
Fuente: Calculadora de IA en la Empresa · 2.000 consultas, 5 min, 20 €/h, 40 % resuelto por el chatbot y 300 € de cuota
Los errores más comunes
- Contar consultas que el chatbot no puede cerrar. Si la respuesta exige mirar un sistema al que el chatbot no tiene acceso, no cuenta como resuelta.
- Olvidar el tiempo de revisión. Alguien tendrá que revisar las conversaciones y corregir respuestas, sobre todo los primeros meses.
- Dar por hecho que la hora liberada se aprovecha. El ahorro es real si ese tiempo se dedica a otra tarea con valor, no si se queda vacío.
- Ignorar lo que no se ve en la fórmula. Atender fuera de horario o responder antes no reduce costes, pero puede subir ventas o satisfacción. Conviene anotarlo aparte, sin mezclarlo con el ahorro.
Cuándo no compensa
Si recibe pocas consultas, si cada una es distinta o si el coste por hora es bajo, el ahorro neto puede salir negativo. La calculadora lo muestra en rojo: en ese caso, la prioridad suele estar en otro proceso.
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